Studiereis en Personeelskorting

De reisbranche kent een traditie van studiereizen, agentenkortingen, personeelskortingen en incentives. Als medewerker in de reisbranche is dat juist een van de leuke kanten van je werk. Als werkgever is het vaak fiscaal juist een hoofdbreker. Reiswerk heeft dan ook veel vragen over dit onderwerp gekregen afgelopen jaren.

De belasting

Niehe Lanceé zocht voor Reiswerk uit hoe het zit met belasting van studiereizen en personeelskorting in de reisbranche. Onderstaand vind je per onderwerp de belangrijkste punten van de huidige belastingwetgeving. In het downloadcentrum vind je het originele document van Niehe Lancee. Dat is voornamelijk interessant voor werkgevers.

2011: de Werkkostenregeling

Begin 2011 was er de overgang naar de nieuwe werkkostenregeling. Er verandert veel voor de werkgever op het gebied van personeelsvoorzieningen. Lees er hier meer over. 

Studiereizen

Om de kennis over verschillende bestemmingen te verbeteren, kunnen medewerkers mee op studiereis. Een studiereis moet aan een aantal eisen voldoen:

• De reis is alleen voor werknemers. Niet voor familie en vrienden.
• Het programma heeft gelimiteerde vrije tijd en bestaat voor een groot gedeelte uit een educatief programma.
• De reis heeft een vooraf gesteld doel, zoals bijvoorbeeld het bevorderen van kennis over een nieuwe bestemming.
• De werknemer maakt een verslag van de reis voor het bedrijf.
• Het is aanbevolen een terugbetalingsregeling te treffen met de werknemer in geval van uitdiensttreding.

Fiscale aspecten van studiereizen

De studiereis valt onder de wettelijke bepaling die het mogelijk maakt onbelast een studie of opleiding aan de werknemer aan te bieden. De belastingdienst beoordeelt per geval of de reis daadwerkelijk onbelast is. Zij kijken of de studiereis voldoet aan de eisen.

Agentenkorting

Als reisagent heb je vaak het voordeel dat je met korting je vakantie kunt boeken. Dit kunnen aanbiedingen zijn voor agenten van de aanbieder zelf, maar ook voor agenten van andere bedrijven. 

Fiscale aspecten van agentenkorting

Fiscaal gezien zijn er twee soorten agentenkortingen:

1. Agentenkorting waarvan je als werkgever geen specifieke kennis hebt (niet ten aanzien van de korting en niet ten aanzien van het personeelslid die de korting krijgt).

Deze korting maakt geen deel uit van het loon. Je bent als werkgever namelijk niet op de hoogte van het voordeel voor de werknemer. Als werknemer ben je wel verplicht dit voordeel aan te geven bij de inkomstenbelasting. Je maakt namelijk gebruik van de regeling van het bedrijf (‘diensten van derden’). Je moet het uiteindelijk uitgegeven bedrag opgeven.

2. Agentenkorting waar je als werkgever wel van op de hoogte bent.

Deze korting bereken je als werkgever door in de loonbelasting en premies. Je kunt hierbij kiezen voor de eindheffingsregeling. Dit is voor beide partijen gunstig, omdat de eindheffing vrij blijft van de premies werknemersverzekeringen en de zorgverzekeringswet. Daarnaast verschijnt het niet op de loonstrook van de werknemer.

Personeelskorting

Werknemers kunnen korting krijgen op het eigen product. Deze personeelskorting is per bedrijf en per product verschillend. Zo geven touroperators korting op de volledige reis, terwijl onafhankelijke reisbureaus alleen de marge van de verkochte reis als eigen product mogen aanmerken. Dit verschil is belangrijk voor de fiscale regeling. 

Fiscale aspecten van personeelskorting

Voor de korting op eigen producten is er een regeling opgenomen in de loonbelastingwet. In deze regeling zijn er voor jou als werkgever twee situaties mogelijk:

1. De reis (of een deel ervan) is jouw eigen product (touroperators).
2. Je biedt alleen producten van andere organisaties aan. De marge op de verkochte reis is dan jouw eigen product (onafhankelijk reisbureau).

De ANVR sprak in 2004 met het ministerie over het eigen product. De offciele brief hierover vind je ook in het downloadcentrum.

Voorwaarden

Wanneer je als werkgever korting of een vergoeding geeft op de aankoop van eigen producten, dan gelden de volgende voorwaarden:
- De producten zijn niet branchevreemd.
- De korting of vergoeding bedraagt per product maximaal 20 procent van de economische waarde.
- De korting of vergoeding bedraagt per kalenderjaar niet meer dan € 500 (2010). Dit bedrag kan  je ophogen met het eventuele restant uit de twee voorgaande jaren.

Deze voorwaarden betekenen concreet het volgende voor de twee situaties:
1. Voor een reis van bijvoorbeeld €1000, kan onbelast een korting of vergoeding gegeven worden tot € 200.
2. Bij een marge van 10 procent, kan er voor een reis van € 1000 over € 100 (10 procent) 20 procent onbelast korting gegeven worden. Dat wordt dan € 20.

Toepassing

Deze regeling is ook van toepassing op werknemers waarbij het dienstverband beëindigd is door pensioen of arbeidsongeschiktheid. Daarnaast geldt de regeling ook als de korting wordt gegeven door een verbonden vennootschap.Voorwaarde daarbij is wel dat het belang van de vennoot minimaal een derde moet zijn.

Bijhouden jaarmaxima

Per werknemer houdt de werkgever bij of het jaarmaximum van € 500 (2010) wordt overschreden. Hierbij houd je rekening met het restant van de twee voorgaande kalenderjaren. Als je op basis van onderzoek of ervaring aantoont  dat er zelden overschrijdingen zijn, dan hoeft dit niet per se per werknemer te gebeuren. Als je niet aan de voorwaarden voldoet, reken je de korting of vergoeding tot het loon van de individuele werknemer. Dit verwerk je in het laatste loontijdvak van het kalenderjaar. Dit geldt ook als de korting of vergoeding boven de grenzen uitkomt.

Incentives

Om de werknemer te blijven stimuleren om hoge omzetten te halen, kent de reisbranche een traditie van incentives. Incentives zijn geschenken, bonussen en spaarsystemen voor de werknemer. Werkgevers kunnen incentives geven aan hun eigen werknemers, maar ook gebruiken om relaties met andere bedrijven te onderhouden. 

Fiscale aspecten van Incentives

Er zijn drie verschillende situaties te onderscheiden bij incentives:
1. Als werkgever verstrek je zelf geschenken of bonussen aan de werknemer.
2. Een derde (b.v. touroperator) verstrekt geschenken en bonussen.
3. Een derde (b.v. touroperator) verstrekt geschenken en bonussen in de vorm van een spaarsysteem. 

1. Als werkgever verstrek je zelf geschenken of bonussen aan de werknemer.

In principe is alles wat de werknemer ontvangt in het kader van zijn dienstbetrekking loon. Geschenken en bonussen in geld of tegoedbonnen worden op normale wijze belast. De belastingdienst gaat er vanuit dat alles wat de werkgever aan zijn werknemer geeft, een beloning is voor de verrichte werkzaamheden. De wet maakt een uitzondering op geschenken in natura. Deze mogen per kalenderjaar tot €70 via een eindheffing worden belast. Het eindheffingstarief is gesteld op 20 procent.Wanneer een geschenk duurder is dan €70, gelden de normale regels van belastbaar loon. Er kan ook een eindheffing plaatsvinden tegen brutotabeltarief. Dit kan tot een waarde van €272 per persoon per jaar en met een maximum van €136 per gelegenheid. 

2. Een derde (b.v. touroperator) verstrekt geschenken en bonussen.

In deze situatie is er sprake van loon van derden. Daarom is het voor de werknemer verplicht dit voordeel aan te geven bij de inkomstenbelasting. De werknemer maakt namelijk gebruik van de regeling van het bedrijf. De werknemer moet het uiteindelijk uitgegeven bedrag opgeven.

3. Een derde (b.v. touroperator) verstrekt geschenken en bonussen in de vorm van een spaarsysteem.

Krijgt jouw werknemer het voordeel om punten te sparen bij derden, dan is dat een vorm van een loon van derden. De belastingdienst vindt dat deze bonussen bij het loon van de werknemer horen, als die in het kader van de dienstbetrekking ontvangen zijn. De Hoge Raad geeft aan dat spaarpunten als belast loon worden gezien als zij betrekking hebben op het desbetreffende werk. Het is voor de werknemer verplicht dit voordeel aan te geven bij de inkomstenbelasting.

Let op!

Als er sprake is van belast loon, dan moet de waarde van de aangeboden diensten en goederen hetzelfde zijn als op het moment van verstrekking. Hierover bestaat per belastingkantoor een verschillende mening. Wij raden aan om bij je eigen belastinginspecteur na te gaan hoe zij erover denken.

Lumpsumheffing

De exploitant van een spaarsysteem of de aanbieder van een bonus, kan de verschuldigde loonbelasting en premie volksverzekeringen voldoen door middel van een lumpsumheffing. Voorwaarde hierbij is dat je een schriftelijke mededeling aan de werknemer doet. De Belastingdienst moet dit kunnen natrekken. Daarnaast moet er sprake zijn van ‘promotionele sfeer’, waardoor buitensporig grote geschenken van de regeling zijn uitgesloten. De eigenlijke werkgever is op deze wijze niet inhoudingsplichtig.