De gouden tips voor virtuele 1-op-1 gesprekken

Niet alleen het werken op afstand is zo nu en dan een hele uitdaging. Ook 1-op-1 gesprekken zijn in deze tijd vaak lastiger. Virtueel is zoiets nu eenmaal anders dan dat je bij elkaar in dezelfde ruimte zit. Denk aan sollicitatiegesprekken, voortgangsgesprekken en vergeet zeker ook de slechtnieuwsgesprekken niet. Hoe kun je deze nu het beste aanpakken? Tijdens de digitale HR-meeting op dinsdag 16 maart gaf Gonny Vink ons wat interessante tips die tot betere gesprekken leiden.
 
10 tips voor een goed gesprek op afstand: 

• Stel het (slechtnieuws)gesprek niet uit, want zoals het er nu naar uitziet werken we voorlopig nog zoveel mogelijk vanuit huis.
• Kies voor een videogesprek met bijvoorbeeld Microsoft Teams, Google Meet of Zoom. Dan zie je ook de non-verbale communicatie, die je telefonisch niet kunt waarnemen.
• Zorg ervoor dat je zelf op een rustige plek zit, zodat je niet gestoord wordt. Geluiden of mensen in beeld kunnen de kwaliteit van het gesprek namelijk negatief benvloeden.
• Vraag je gesprekspartner van tevoren welke tijd hem of haar het beste uitkomt. Wellicht is het op bepaalde momenten spitsuur in verband met kinderen.
• Maak het doel van het gesprek van tevoren duidelijk en geef aan hoeveel tijd je voor het gesprek in gedachten hebt. Zo weet je gesprekspartner waar hij of zij aan toe is.
• Bereid je goed voor en vraag de ander dit ook te doen.
• Maak oogcontact met je gesprekspartner door geregeld even in de camera te kijken. Maar kijk ook geregeld op het scherm, om de non-verbale communicatie te kunnen zien.
• Zorg dat je actief naar de ander luistert en wees OEN: Open, Eerlijk en Nieuwsgierig.
• Durf ook vragen te stellen aan de ander, want vanaf het scherm kun je minder aflezen aan de persoon. Zo kom je er beter achter wat er in de ander omgaat.
• Vat de besproken punten stuk voor stuk samen en leg de gemaakte afspraken vast. Zo weet je zeker dat alles duidelijk is.

Gaat het om een slechtnieuwsgesprek?
De deelnemers van de HR-meeting gaven aan dat slechtnieuwsgesprekken nu extra lastig zijn, omdat je elkaar via een beeldscherm anders in de ogen kijkt. Gonny vertelde dat het in deze situatie extra belangrijk is dat de timing goed is, zodat je ongestoord met elkaar in gesprek kunt gaan. Zorg ook voor structuur en geef de boodschap zoals die is. Draai er niet omheen. Houd er rekening mee dat de boodschap even moet landen, dus las eventueel even een pauzemoment in. Voel je je er niet goed bij om het slechte nieuws virtueel te bespreken? Kies er dan voor om samen bijvoorbeeld een wandeling te maken. Wanneer je naast elkaar loopt, ervaart de ander dit misschien net wat prettiger dan dat je tegenover elkaar zit via een beeldscherm.
 
We hopen dat jullie wat hebben aan bovenstaande tips en wensen jullie veel succes met jullie volgende virtuele gesprek.