Digitaal werken in 2021: de checklist

Gepubliceerd op: 22-12-2020

Sinds maart dit jaar moesten veel reismedewerkers noodgedwongen vanuit huis gaan werken. Niet alle organisaties waren voorbereid op online en digitaal werken op afstand. Gevolg: plotsklaps een hele snelle start van het gebruik van moderne technologieën en vergadertools, dat wellicht niet altijd even soepel verliep. Om ervoor te zorgen dat je reisbedrijf in 2021 over alle ingrediënten beschikt om optimaal digitaal vanuit huis te werken, hebben we een overzichtelijke checklist opgesteld.
 
Samen sta je sterk
Digitaal werken werkt pas écht wanneer jullie het samen doen. De juiste mindset is hierbij een must. En dit kan best een uitdaging zijn, vooral wanneer je te maken hebt met collega’s die zich graag vasthouden aan de traditionele werkwijze. Hoe je samen digitaal werken toch voor elkaar krijgt? Zo bijvoorbeeld:
 

  • Zorg dat je leidinggevende achter jouw digitale ideeën staat en actie onderneemt. Probeer ook zo nu en dan samen te sparren over hoe het nog beter kan.
  • Het management moet een positief gevoel krijgen bij het ‘op afstand werken’. Ze moeten ondervinden dat digitaal samenwerken zijn vruchten afwerpt.
  • Heel belangrijk: een open communicatie naar elkaar. Durf elkaar bijvoorbeeld aan te spreken op het niet nakomen van afspraken.
 
Een goede ict-infrastructuur
Wanneer je thuis niet bij alle documenten kunt, dan kun je natuurlijk niet optimaal werken. Een jaar geleden was dit misschien ‘nu eenmaal zo’, en moest je echt naar kantoor om bepaalde werkzaamheden te kunnen verrichten. In de huidige situatie is dit niet meer mogelijk, en dus moet je thuis toegang hebben tot alle benodigde documenten, tools en programma’s waar jullie reisorganisatie mee werkt. En dan is er ook nog een goed werkende ict-infrastructuur nodig. Om dit te realiseren, moet je zorgen voor:
  • Een stabiel netwerk voor iedere collega die op afstand werkt.
  • Virtuele desktops, die centraal beheerd en onderhouden worden.
  • Laptops en smartphones die zijn ingesteld voor iedere medewerker.
  • Mogelijkheid van remote toegang met een goede beveiliging.
De juiste tool is het halve werk
Fijn als alle medewerkers bij alle documenten en programma’s kunnen, want dan kunnen ze hun werk goed uitvoeren. Maar om dit nog efficiënter te kunnen doen, bestaan er verschillende handige tools. Denk maar eens aan:
  • Teams of Zoom, om met meerdere collega’s te kunnen videobellen.
  • Meetings organiseren gaat heel eenvoudig met digitale vergadertools. En met iBabs hoef je geen documenten meer te printen voor vergaderingen.
  • Tools voor het samenwerken aan documenten en opslag (met behulp van Sharepoint of iBabs).
  • Denk ook aan digitale rapportage tools zodat je resultaten kunt bijhouden (zoals PowerBI).
Probeer zoveel mogelijk processen te digitaliseren
Dan komen we nu aan bij de bedrijfsprocessen. De vraag is: kunnen alle werkzaamheden wel digitaal worden uitgevoerd?
  • Is er al iemand verantwoordelijk voor het bedrijfsproces? Zo niet, zorg dan dat er iemand wordt aangewezen.
  • Onderzoek of elke stap in het proces digitaal kan worden uitgevoerd. Doel is om zoveel mogelijk processen te digitaliseren. 
Het integreren van digitale applicaties
Last but not least: voor de optimalisatie van digitaal werken zou het nóg beter zijn wanneer er sprake is van integratie (oftewel een koppeling) van digitale applicaties. Want dat zorgt voor meer gebruiksgemak en efficiënter werken. In het projectplan voor applicatie-integratie moet onder andere staan: 
  • Welke applicaties je hebt draaien binnen je reisorganisatie, of ze up-to-date zijn en of deze op de server of in de cloud staan.
  • Een gegevensontwerp met daarin de gegevensstromen, -typen en -formaten van de te integreren applicaties.
  • Hoe vaak de gegevenssynchronisatie moet plaatsvinden. Het is namelijk belangrijk dat alle gekoppelde applicaties over dezelfde relevante gegevens beschikken.

We hopen dat we je met deze checklist aardig op weg kunnen helpen naar optimaal digitaal werken in 2021!

Bron:
www.managementsupport.nl

Waar heb jij een vraag over?

0
Je hebt aangegeven geen toestemming te geven voor het plaatsen van cookies. Sommige functies werken mogelijk niet zonder cookies. Mocht je jouw keuze willen wijzigen, dan kan dit altijd middels deze cookie-consent pop-up. Meer weten over de cookies die we gebruiken? Ga naar onze cookie-informatiepagina. Bekijk hier het privacybeleid van Reiswerk voor meer informatie over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.