5 succesfactoren om samen op afstand te werken

Gepubliceerd op: 01-04-2021

We werken al een jaar lang op afstand met elkaar. Bij de ene reisorganisatie gaat dat hartstikke goed, en bij de andere is er misschien ruimte voor verbetering. Kunnen jullie wel wat tips gebruiken om zo goed mogelijk op afstand te werken? Dan zijn jullie zeker niet de enige. De afgelopen maanden bleek namelijk dat hier veel behoefte aan is. Mede daarom hebben we tijdens de HR-meeting op dinsdag 16 maart aan Gonny Vink gevraagd om haar bevindingen en tips met ons te delen. Ze is oprichter van work21en helpt organisaties wendbaar te worden in de digitale tijd. Dit zijn volgens Gonny de 5 succesfactoren om op afstand te werken. 

1. Resultaatgericht werken
Bij werken op afstand is resultaatgericht werken essentieel. Dus zorg altijd voor een heldere boodschap en maak de verwachtingen en prioriteiten extra goed duidelijk. Ook moet er een goede balans zijn tussen controle houden en vertrouwen geven. En blijf in gesprek. Sommige werknemers gaan te snel met een opdracht aan de slag zonder vragen te stellen, waardoor de uitkomst soms niet is zoals je voor ogen had. Laat de ander zich dus vrij voelen om wél vragen te stellen. Creëer samen ook meer rust en richting in het dagelijkse werk met behulp van vragen als ‘Wat komt er deze week op mij en ons team af?’, ‘Wat zijn de doelen om deze week te behalen?’ en ‘Wat is nodig/beschikbaar in tijd en support?’. Het model van Vandendriessche helpt ook goed als ondersteuning.
 
2. Samenwerken en kennisdelen
Hoe werk je samen op afstand? Ten eerste door structuur aan te brengen en de werkverdeling en werkdruk af te stemmen. Zorg ervoor dat het werk eerlijk verdeeld wordt, dat je met elkaar de schouders eronder zet. Een ander aspect is om digitale mogelijkheden te integreren, zoals zoommeetings en brainstormen. Experimenteer met nieuwe werkwijzen en geef elkaar trainingen of organiseer kennissessies om kennis te delen.
 
3. Team vertrouwen
Het is ontzettend belangrijk om de teamverbondenheid te behouden: nu én in de toekomst. Maar hoe? Denk aan gezamenlijke doelen, die je met elkaar hebt bedacht. Maak daarbij afspraken hoe je werkt, en vraag geregeld even aan je teamleden hoe het gaat, of ze hulp nodig hebben. Corry vertelt dat als je vertrouwen geeft, dat ook terugkrijgt in de output. Bij het gros van de mensen zul je eerder moeten afremmen dan aanmoedigen.
           
3.1 Wat maakt een team succesvol?
Google heeft onderzoek gedaan naar het samenwerken van teams op afstand. Wat maakt een team succesvol? Psychologische veiligheid is van belang, maar wel een uitdaging nu op afstand. Ook de teamspirit speelt mee, en duidelijke doelen en rollen. Wie doet wat? Gonny vertelt dat het bij nieuwe mensen belangrijk is om ze goed te laten landen in de organisatie: neem ze mee en gooi ze niet in het diepe. En hoe klein de successen ook zijn: vier ze altijd even. Dat geeft positieve energie en motivatie om weer verder te gaan. Stel vragen als je merkt dat het even wat minder gaat: hoe komt dat en wat kunnen we daaraan doen? Ga in gesprek.
 
3.2 Tips voor teamverbondenheid
Teamverbondenheid, hoe krijg je dat voor elkaar? Enkele tips:
- Online dagstart of weekstart
Gonny noemt het de LPG: Leren, Planning, Gezondheid. Wat heb je geleerd in de afgelopen week? Hoe kunnen we het werk zo goed mogelijk met elkaar plannen? Hoe gaat het met collega’s op het gebied van mentale en fysieke gezondheid? Voor jouw reisorganisatie gelden misschien hele andere punten dan LPG, dus maak gerust je eigen ezelsbruggetje.
Samen activiteiten doen
Denk aan virtueel koffiedrinken, sporten, bingo, wandelen op afstand. Bekijk wel goed waar de behoeftes van iedereen liggen: sommigen zijn die popquiz zat, voor anderen is de virtuele vrijmibo onmogelijk omdat het thuis spitsuur is met de kinderen.
Teamoverleg 
Houd het niet alleen functioneel, zorg dat er ook wat ruimte is voor fun.
 

4. Vitaliteit
Zorg goed voor jezelf, want je hebt een voorbeeldrol naar de organisatie toe. Hoe? Zo bijvoorbeeld:
- Structuur in je werkdag / werken met blokken
Dit helpt om rust te creëren in de werkdag, zodat je je aan het einde van de dag niet uitgeput voelt. Wat ook helpt, is om aan het einde van de werkdag je tas in te pakken en die aan de kant te zetten. Dat maakt het makkelijker om te schakelen van werk naar privé.
- Werktempo
Ben je alleen maar harder gaan werken en is het tempo zeer hoog? Verlaag dit door pauzes in te lassen.
- Micropauzes creëren
Dit doe je bijvoorbeeld al door een online vergadering 5 minuten later te starten. Zo is er de Pomodoro-techniek: blokken van 25 minuten waarbij je de wekker zet, waarna je verplicht 5 minuten pauze moet nemen. Dit zorgt ervoor dat je meer energie gedurende de dag hebt.
- Wandelen
We zitten te veel, dus ga naar buiten! Voor wandelbila’s bijvoorbeeld.
- Spreekuur
Las een spreekuur in waarin je geen afspraken hebt, en collega’s je dus goed kunnen benaderen. Als je agenda vol is, zullen ze je namelijk niet zo snel lastigvallen. En dat is jammer, want het is juist goed als ze bij je terechtkunnen.

5. Slim (digitaal werken)

Je hoeft niet altijd maar bereikbaar te zijn. Dat is niet goed voor je mindset en ook helemaal niet nodig. Het helpt om met elkaar afspraken te maken rondom beschikbaarheid, transparant werken en digitaal samenwerken. Veel werknemers worden geleefd door mail. Maar daar hoef je niet direct op te reageren. Doe je dat wel, dan verwachten mensen dat voortaan ook van je. Maak hierover dus afspraken. Heeft het spoed? Sms dan bijvoorbeeld.
 
We hopen dat jullie met bovenstaande tips nog beter met elkaar zullen gaan samenwerken!

Waar heb jij een vraag over?

0
Je hebt aangegeven geen toestemming te geven voor het plaatsen van cookies. Sommige functies werken mogelijk niet zonder cookies. Mocht je jouw keuze willen wijzigen, dan kan dit altijd middels deze cookie-consent pop-up. Meer weten over de cookies die we gebruiken? Ga naar onze cookie-informatiepagina. Bekijk hier het privacybeleid van Reiswerk voor meer informatie over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.