Offboarding
Er komt een moment dat je afscheid neemt van elkaar. Offboarding is de laatste fase van de employee journey. En ook dit is een belangrijk onderdeel om stil bij te staan.
Wanneer het moment is aangebroken dat je afscheid van elkaar neemt, is het van groot belang om de offboarding van een medewerker goed te regelen. Een goede offboarding zorgt niet alleen voor een positieve ervaring voor de medewerker die vertrekt, maar draagt ook bij aan een positief imago van de organisatie.
Goed afscheid nemen
Offboarding is de laatste fase van de employee journey, en óók dit is een belangrijk onderdeel om bij stil te staan. Met een goed afscheid zorg je er voor dat de vertrekkende medewerker een goed gevoel overhoudt aan de organisatie. Of het een vrijwillig vertrek is of niet uit eigen initiatief, het is van belang dat een medewerker zich gehoord voelt.
Wanneer de offboarding een positieve ervaring geeft, kan dit ervoor zorgen dat de medewerker een positief beeld behoudt van de organisatie, zelfs na vertrek. Een goede offboarding heeft ook invloed op de rest van het team. De vertrekkende medewerker laat een leegte achter in het team en is het als HR en/of leidinggevende goed om hier oog voor te hebben. Ook kan een goed afscheid leiden tot positieve aanbevelingen voor eventuele toekomstige nieuwe medewerkers. Wat helpt bij het aantrekken van nieuw talent. Een positieve oud-medewerker kan een goede ambassadeur zijn voor je organisatie.
Om dit gesprek vorm te geven, hebben wij een model exitgesprek opgesteld. Die kun je hier downloaden:
DownloadOffboardingsprogramma opstellen
Net als dat je een medewerker goed inwerkt en een warme ontvangst biedt met een goed onboardingsprogramma, begint ook een goede offboarding met een goed plan. Een checklist met alle zaken die geregeld moeten worden is hierbij handig. Een aantal zaken die je op de checklist kan opnemen:
Bedanken van de medewerker
Of iemand zelf besloten heeft om weg te gaan, met pensioen gaat of niet uit eigen initiatief, zorg ervoor dat je de medewerker bedankt voor haar of zijn getoonde inzet.
De medewerker ondersteunen of verder helpen
Informeer wat de medewerker wil gaan doen, wellicht kan je ondersteunen en verder helpen door het schrijven van een aanbevelingsbrief of het bieden van loopbaanbegeleiding.
Collega’s, klanten en andere betrokkenen informeren
Bepaal samen met de medewerker wie het nieuws over het vertrek bekend maakt, wanneer en wie er worden geïnformeerd. Uiteraard allereest de directe collega’s en collega’s van andere afdelingen maar denk ook aan vaste relaties, klanten of andere betrokkenen waarmee de collega heeft samengewerkt.
De financiële eindafrekening en administratieve zaken
De offboarding is ook een hoop geregel op financieel en administratief vlak. Zijn bijvoorbeeld alle vakantiedagen opgenomen, is er recht op een (deel van) een eindejaarsuitkering of bonus en het vakantiegeld. Is er recht op een transitievergoeding en zijn er nog openstaande declaraties? Zorg dat er een melding komt op het emailaccount van de vetrekkende medewerker en wellicht zijn er abonnementen die opgezegd moeten worden. Maar denk ook aan het melden van de uitdiensttreding bij verschillende instanties zoals pensioenfonds, arbodienst etc.
Denk daarnaast ook aan het inleveren van laptop, telefoon, toegangspassen en sleutels.
Neem tijd voor een eindgesprek
Een heel belangrijk deel van de offboarding is het eind- ofwel exitgesprek. Maak hier voldoende tijd voor zodat de medewerker gehoord wordt en maak gebruik van de informatie die dit gesprek oplevert. Voor de vertrekkende medewerker is het een mooi moment om open en eerlijke feedback te kunnen geven. De gegeven tips, tops en verbeterpunten zorgen ervoor dat je de employee experience kan verbeteren.
Organiseer een zo goed mogelijke overdracht
Met het vertrek van de medewerker gaat ook een hoop kennis de deur uit. Zorg daarom ook voor een goede overdracht van werkzaamheden, taken en kennis. Het meest handig is dat de kennis zoveel mogelijk wordt vastgelegd voor een opvolger of direct wordt overgedragen aan de opvolger.
Zorg voor een gepast afscheid
Wanneer de laatste week of dag is aangebroken van de medewerker, zorg dat er goed afscheid genomen kan worden. Organiseer een borrel of etentje en zorg voor een cadeautje en mooie wensen voor de toekomst.
Houd daarna ook nog contact
Het is aan te raden om contact te blijven houden met oud-medewerkers. Tevreden oud-medewerkers zijn de beste ambassadeurs voor je organisatie en kunnen zorgen voor referral sollicitanten of komen wellicht zelf in de toekomst graag terug.
Gebruik de kennis van de vertrekkende medewerker
Uit de gesprekken die gevoerd worden met de vertrekkende medewerker en de opgedane kennis en ervaringen kan veel geleerd worden. Zorg daarom voor een eind- of exitgesprek waarbij de medewerker zich vrij voelt om ervaringen te delen. Kies vaste momenten waarop de ontvangen feedback wordt geëvalueerd en check terugkomende verbeterpunten met je huidige medewerkers. Deze inzichten helpen om de employee journey te verbeteren.
Zorg ook altijd voor een persoonlijk afscheid, spreek je waardering uit naar de medewerker en bedank hem/haar voor de tijd dat ze werkzaam voor je zijn geweest. Via alumni-activiteiten kan je in contact blijven met oud-medewerkers. We hebben een model exitgesprek beschikbaar die kan helpen bij het voeren van de gesprekken.
