Laat je niet afleiden! Zo verhoog je je productiviteit

Hoe ga jij om met afleiding tijdens het werk? Er komen Whatsappjes binnen, in je beeldscherm popt er een e-mail op en je collega staat ineens naast je met een vraag. Logisch dat je je slecht kunt focussen, want vaak wint je nieuwsgierigheid het van je werk. Hl even snel tussendoor kijken en horen wat de ander van je wil. Volgens gedragspsycholoog Nir Eyal is ‘onafleidbaar zijn’ dan ook d vaardigheid van de 21e eeuw. Hoe je dat doet? Je werk z inrichten zodat je niet steeds je aandacht verplaatst, want dat is nu eenmaal niet goed voor je productiviteit.
 
Trainer Bouke van Kleef komt met drie productiviteitskillers:

• Multitasken (dit kan niemand)
• Bergen e-mail
• Vergaderen (te lang en voor de meest onzinnige dingen) 

1. Stoppen met multitasken

Mannen kunnen niet multitasken, hoor je vaak. Nou, vrouwen ook niet. Geloof ons: je productiviteit daalt er hoe dan ook door. Verschillende onderzoeken tonen dat aan. Voor de mensen die hardnekkig volhouden dit wl te kunnen, heeft Bouke een onthullend testje:

“Schrijf het woord multitasken, maar achter iedere letter schrijf je een nummer, dus m1u2l3. Neem de tijd op terwijl je dit doet. Schrijf nu het woord multitasken op n regel en vervolgens op de regel eronder de cijfers die corresponderen met de letter, dus:
Mul (en zo verder)
123
Neem ook hier de tijd op. Merk je verschil? Gemiddeld voltooi je de tweede oefening dubbel zo snel. Dit heeft ermee te maken dat het brein letters en cijfers anders verwerkt. In de eerste oefening ben je aan het multitasken, bij de tweede werk je beide taken na elkaar af.”

Overtuigd? Mooi, want dan hebben we wat tips om niet meer te multitasken:

• Doe n ding tegelijk. Maak bijvoorbeeld eerst je stuk tekst voor de nieuwe reisbrochure af, voordat je die binnenkomende mail opent.

• Start met het belangrijkste. Pak eerst je taak op die vandaag echt moet gebeuren, en beantwoord daarna pas de e-mails die wel even kunnen wachten. Dat is vaak een verrassend groot percentage van de binnengekomen berichten.

• Maak een to do lijst. Schrijf deze op of houd hem bij in een app. Sla het in ieder geval niet op in je hoofd, want dat werkt niet. Wat er dan gebeurt, is dat een taak steeds om aandacht komt vragen.

2. Weg met die bergen e-mail

Bekijk eens welk deel van al die e-mails die je dagelijks binnenkrijgt, echt relevant is. Grote kans dat er een hoop ‘troep’ tussen zit die alleen maar tijd kost. Zoals nieuwsbrieven en reclame, die je ontvangt omdat je ooit een product ergens hebt besteld. Maar ook sta je misschien geregeld in de cc, terwijl dit eigenlijk niet nodig is. Wat tips om die berg e-mails aan te pakken:

• Laten we beginnen met die e-mails waar je overal in de cc staat. Irritant toch? Maar stiekem doe je dit zelf misschien ook wel. Vraag je dus altijd af: Moet ik deze mail echt naar al deze mensen sturen?

• Heen en weer blijven mailen verhoogt de productiviteit ook niet erg. Je kunt een hoop tijd winnen door even naar die ene collega te lopen, en het eventuele vraagstuk direct te bespreken.

• Probeer je e-mail zo kort en krachtig mogelijk te houden. Ook dat scheelt een hoop tijd.

• Gebruik een takenlijst die niet aan je e-mail gebonden is, anders word je daar continu heen gezogen.

• Afmelden voor nieuwsbrieven die je eigenlijk toch nooit leest. Kost misschien een minuut, maar maandelijks naar de prullenbak verplaatsen kost meer tijd.

• Gebruik je Office 365? Dan is Microsoft Teams een aanrader: daarmee combineer je chat, informatiekanalen, bestanden en meer op n plek.

3. Vergaderingen: zijn ze cht nodig?

Niet allemaal, zul je waarschijnlijk denken. Vaak duren ze te lang en had het onderwerp ook even snel bij de koffieautomaat besproken kunnen worden. Zonde van je tijd dus! Ook zoiets: zit er een half uurtje tussen twee vergaderingen in, dan kun je in die tussentijd ook niet echt productief werken. Een paar tips die helpen bij efficinter vergaderen:

• Is het noodzakelijk dat alle deelnemers er de hele vergadering bij zijn? Of kan iemand gerust weg wanneer zijn of haar taak besproken is?

• Maak een duidelijke agenda met de vergaderpunten n het doel: gaat het om informatievoorziening, een meningsvorming of moet er een besluit worden genomen? Ook een goede is om jullie aan een bepaalde tijd per punt te houden. Dat houdt de vaart erin.

• Vraag van tevoren aan de deelnemers wat de status is van hun acties, zodat ze van tevoren hier al over nadenken.

• Bouke raadt ook nog de Vergaderkosten app aan. Hiermee reken je uit wat al die eindeloze vergaderingen wel niet kosten. Zo werkt het: je stelt een uurtarief in, start de timer en kijkt aan het eind van de vergadering hoeveel er op de timer staat. Was de vergadering het geld waard? 

Klinkt allemaal misschien heel logisch, maar gewoontes zijn er na jaren misschien flink ingebakken. Wil je wat veranderen? Heb dan geduld, want zoiets kost nu eenmaal tijd. Maar veel kleine stapjes leveren op jaarbasis al enorm veel winst op!
 
 
Bron: managementsupport.nl