Drukke werkdag vs pauzes
03 apr 2024Heb je het druk op je werk? Denk je dat er veel te doen is en heb je de illusie dat je je geen pauze kunt veroorloven? Fout! Het nemen van een pauze, het liefst meerdere kleine pauzes, is heel erg belangrijk! Ook op de lange termijn, en ook voor je manager… Hiermee kun je namelijk een burn-out voorkomen.

In dit artikel geven we 8 tips om meerdere kleine pauzes in te bouwen, in een drukke werkdag. We denken allemaal na over het zo goed mogelijk benutten van onze tijd. Maar heb je wel eens nagedacht aan het zo goed mogelijk benutten van je energie? Als je eindelijk tijd hebt om je op een bepaalde taak te concentreren, kan het zijn dat je daar helemaal geen energie meer voor hebt.
Regelmatige pauzes kunnen je helpen om, gedurende de dag, je energie op peil te houden. Dat zorgt er niet alleen voor dat je productiever bent op een dag, en dus meer gedaan krijgt. Het zorgt er ook voor dat je niet in een burn-out terecht komt en je emoties beter kunt controleren. Als je volledig uitgeput bent, ben je eerder geneigd om onvriendelijk of geïrriteerd te reageren op collega’s en gebeurtenissen. Niet alleen onaangenaam voor het team maar ook niet bevorderlijk voor je productiviteit.
Micropauzes
Met een aantal korte pauzes per dag kun je je energielevel hoog houden, en je cognitieve, emotionele en zelfs fysieke capaciteit behouden. Deze korte adempauzes kunnen zo kort zijn als één minuut of vijf tot tien minuten duren. Net zoals microstress zich kan opstapelen op het werk, kunnen micropauzes gedurende de dag helpen om de effecten ervan tegen te gaan.
Creëer de momenten zelf
Pauzes laat je niet aan het toeval over. Wacht niet op een paar minuten waarop je even niks te doen hebt. Wees gedisciplineerd en plan de pauzes in. De volgende tips kunnen je daarbij helpen!
- Geef jezelf toestemming om pauzes te nemen.
Veel mensen denken dat ze zich geen pauze kunnen veroorloven. Maar is dat een idee dat je zelf hebt, of wordt het je opgelegd vanuit de organisatie? Vergeet niet dat je een mens bent en geen machine. Het zelf managen van je tijd tijdens een werkdag is een belangrijk onderdeel van je ontwikkeling, niet alleen als manager, maar ook als volwassene. Draai deze gedachte eens om en erken dat je het je niet kunt veroorloven om geen pauzes te nemen - zelfs geen kleine pauzemomenten - op verschillende momenten van de dag. Het voorbeeld geven van het nemen van deze regelmatige pauzes zal anderen motiveren om hetzelfde te doen.
- Plan tijd in voor e-mails en andere communicatie.
Het kan verleidelijk zijn om die paar vrije minuten te gebruiken om snel te reageren op een e-mail om groeiende berg communicatie overzichtelijker te maken of om zo snel mogelijk te reageren. Onderzoek toont aan dat werk 50% langer duurt als we voortdurend van taak wisselen. Misschien toch maar niet doen dus! Ditzelfde onderzoek toont ook aan dat mensen dit tijdverlies proberen te compenseren door sneller te werken. Dit zorgt helaas alleen maar voor meer stress, tijdsdruk en frustratie. Door specifieke tijdstippen in te plannen waarop je e-mails beantwoordt, kun je de veel kleinere tijdblokken die je hebt gebruiken voor echte (micro)pauzes.
- Stel de standaard vergaderduur opnieuw in.
De meeste mensen hebben een standaard vergaderduur van 30 of 60 minuten. Verander je standaard in 15-25 minuten voor kortere vergaderingen of 45-50 minuten voor langere vergaderingen. Als mensen meer tijd krijgen, zullen ze altijd manieren vinden om die tijd te vullen. Minder tijd moedigt iedereen aan om vergaderingen efficiënter te organiseren zodat ze passen in de beschikbare tijd. Je kunt natuurlijk altijd uitzonderingen maken als dat echt nodig is.
Gebruik de resterende vijf tot 15 minuten voor je volgende vergadering om op te staan van je bureau en even te stretchen of een koffie te halen. Je kunt natuurlijk ook alvast iets leuks plannen voor het weekend, zodat je iets hebt om naar uit te kijken. Onderzoek toont aan dat wanneer je iets positiefs hebt om naar uit te kijken, dit je humeur een boost kan geven en stress kan verminderen.
Overschrijd, indien mogelijk, de toegestane vergadertijd ook niet. Natuurlijk is dit makkelijker als jij degene bent die de vergadering leidt. Maar je kunt van te voren mededelen dat je echt moet stoppen op de geplande eindtijd. Zo schep je vanaf het begin de verwachting dat je op tijd zult vertrekken. Als vergaderingen uitlopen en ervoor zorgen dat je te laat bij een andere vergadering bent, heeft dat een rimpeleffect en geeft je meer stress. In het geval dat je te laat bent voor je volgende vergadering, kan het nemen van 15 seconden om drie keer diep adem te halen je helpen om weer even down to earth te raken.
- Badkamerpauzes.
De enige korte pauze die iedereen moet nemen is een plaspauze. Het toevoegen van een nieuwe gewoonte op een bestaande gewoonte is een manier om iets wat je wilt doen te koppelen aan iets wat je moet doen (zoals een plaspauze nemen). Na een bezoek aan het toilet kun je bijvoorbeeld een nieuwe mini-gewoonte creëren en 5-10 minuten nemen voor mindfulness, een trap oplopen of een blokje om lopen voor wat lichaamsbeweging.
- Plan pauzes en stel herinneringen in.
Plan korte pauzes in je dag wanneer je weet dat je energie het laagst is. Onderzoek toont aan dat onze energie meestal het laagst is rond 15.00 uur. Sta even op, loop weg van je werkplek en doe even iets anders. Al is het maar een kopje koffie maken of de hond uitlaten. Een herinnering op je computer of telefoon kan je helpen herinneren om een korte pauze te nemen.
- Maak het zichtbaar
Een soort visueel signaal op je bureau, computer of werkplek kan je er ook aan herinneren om korte pauzes te nemen. Het kan je koffiemok of waterfles op je bureau zijn, een foto van een yogahouding of een post-it waarop gewoon "ademhalen" staat. Deze simpele herinneringen kunnen je helpen om af en toe een paar momenten te nemen voor een (micro)pauze.
- Onverwachte pauzes.
Eindigt een vergadering toevallig vroeger dan verwacht? Doe er dan je voordeel mee. Of je nu naar muziek luistert, een appje stuurt naar een vriend of even langs iemands bureau gaat om gedag te zeggen, als je van tevoren weet hoe je onverwachte pauzes wilt gebruiken, haal je er het meeste uit. Ook als iemand anders te laat is voor een vergadering met jou, kun je, terwijl je op hem wacht, de tijd gebruiken om ademhalingsoefeningen te doen terwijl je in je stoel zit om stress te verminderen.
Probeer bovenstaande tips een uit en hou je energie op peil! Je zult merken dat je productiever, minder gestrest en veerkrachtiger wordt.