Zelforganiserende teams: Vacanceselect heeft ze en vertelt je alles over hun ervaringen

De maand april staat in het online leerplatform Travel College in het teken van Zelfsturing en Holacratie. Menig reisbedrijf is hiermee bezig, zodat medewerkers hun creativiteit en ideen veel sneller kunnen inzetten, en beter tegemoet kunnen komen aan de behoeftes van de klant.

Ook Vacanceselect plukt hier de vruchten van. Omdat we benieuwd zijn naar hun ervaringen met zelforganiserende teams, hebben we ze wat prikkelende vragen gesteld. Wat zijn de grote voor- en nadelen? Hoe gaan ze om met innovatieve ideen? Ontstaat er weleens chaos? Lees snel verder voor het antwoord op deze en andere vragen. Met dank aan Irene Smit, Senior Product Owner bij Vacanceselect!

 

1. Waarom besloten jullie destijds om met zelforganiserende teams te gaan werken, en hoe is die transitie vormgegeven?

“Vanuit de behoefte en noodzaak om sneller te kunnen inspelen op de veranderde markt, zijn we op zoek gegaan naar een andere manier van organiseren. We werken nu met zelforganiserende teams. We kijken constant naar wat we willen bereiken, de teams denken na over welke waarde ze hieraan kunnen toevoegen en hoe ze dit het beste kunnen doen. We zijn begonnen met een experiment met n team. Van daaruit is de verandering verder ingezet. Het is een proces waarbij we continu kijken naar wat we willen bereiken en hoe we de organisatie zo goed mogelijk daarop kunnen laten aansluiten.” 

2. Hoe zorg je ervoor dat de zelforganiserende teams blijven functioneren in lijn met de strategie van de organisatie? 

“We hebben geen heisessies meer die dagen duren, maar roadmap sessies van 1,5 uur. Deze doen we elke 6 weken en iedereen kan hierbij aanwezig zijn. We bespreken de jaarstrategie, de OKR's (objectives en key results) voor het kwartaal en vervolgens de prioriteiten per team. Het is een open sessie waar alle teams hun bijdrage aan leveren. Iedereen kan meepraten en meebeslissen.”

3. Hoe wordt er binnen Vacanceselect omgegaan met innovatieve ideen en oplossingen, en hoe wordt dit opgepakt? 

“Door onze agile aanpak is er juist ruimte voor experimenten en vernieuwing. De data geeft inzichten en bepaalt de richting. Geen grote projecten, maar klein beginnen en op basis van feedback en data elke dag een beetje verbeteren. Daarnaast creren we ruimte voor hackatons. In een hackaton mag iedereen werken aan zijn eigen ideen, samen of alleen. Hier komen echt hele verrassende initiatieven uit voort.” 

4. Hoe wordt er omgegaan met eventuele afhankelijkheden tussen teams?

“We proberen zoveel mogelijk autonomie aan teams te geven, maar natuurlijk zijn er regelmatig afhankelijkheden. De overkoepelende roadmap sessies maken transparant waar eventuele afhankelijkheden zitten. De Product Owners zorgen er samen met teamleden voor dat deze besproken worden. Samen bekijken we dan hoe we de werkzaamheden zo efficint mogelijk op elkaar af kunnen stemmen.”

5. Zijn er bepaalde punten binnen jullie zelforganiserende teams die een uitdaging vormen, gaat er wel eens iets mis?

“Natuurlijk gaat er wel eens iets mis, maar doordat we met korte sprints werken, komt dat altijd snel boven tafel. Iedere twee weken evalueren we het werk en de samenwerking, waardoor we snel kunnen bijsturen waar nodig.” 

6. Merk je dat het talent van de werknemers veel meer tot uiting komt?

“Jazeker. Er is veel meer openheid en transparantie, waardoor mensen meer zichtbaar worden in de organisatie. Je ziet dat er meer energie is en dat de samenwerking is verbeterd. Hierdoor is er ruimte voor mensen om hun talenten zo goed mogelijk te laten zien.” 

7. Ondervinden jullie ook nadelen door zelfsturing op de werkvloer?

“Deze manier van werken is niet voor iedereen prettig. Het vraagt meer eigen verantwoording en een totaal andere manier van werken, en dat vinden sommige mensen lastig. Het vergt tijd en energie om mensen in de verandering te begeleiden. Ook de rol van de manager is veranderd naar een rol van tribelead. Zij moeten teams verbinden, en vooral vertrouwen geven om tot het beste resultaat te kunnen komen.” 

8. Zijn er grenzen tot hoever jullie medewerkers zelf beslissingen kunnen nemen?

“Natuurlijk zijn er grenzen. De grenzen worden deels ook bepaald door de volwassenheid van het team en de mate waarin ze verantwoording naar zich toe trekken. Onder begeleiding van de scrummaster worden er afspraken gemaakt over wat er binnen en buiten de teamverantwoording ligt. Dit pakken we op een speelse manier op met behulp van games waar ook de tribeleads bij betrokken zijn.”
 

9. Wat gebeurt er als er een conflict ontstaat in een zelfsturend team, wie neemt dan de leiding?

“De scrummaster probeert het binnen het team op te lossen door middel van sessies met het team en persoonlijke coaching. Als dit echt niet mogelijk is, dan neemt de tribelead het over.”

10. Op welke gebieden biedt zelfsturing voor Vacanceselect het meeste voordeel?

“We zijn veel flexibeler geworden op alle vlakken. De structuur van het proces geeft ruimte voor focus op het product. De samenwerking en afstemming binnen de hele organisatie is enorm verbeterd. De teams zijn gemotiveerd, betrokken en creatiever.”
 

Gratis te volgen tijdens de hele maand april: het webinar Zelfsturing en Holacratie

Is er in jouw reisorganisatie behoefte aan (het verbeteren van) zelfsturende of zelforganiserende teams? Bekijk dan zeker het gratis webinar Zelfsturing en Holacratie op www.travelcollege.nl. Hierin worden namelijk een aantal nieuwe vormen van zelfsturing toegelicht aan de hand van praktijkvoorbeelden. Maar wacht niet te lang, want dit webinar is alleen in de maand april te volgen. Travel College biedt trouwens nog veel meer interessante e-learnings, helemaal gratis voor alle medewerkers in de reisbranche. Registreren is heel gemakkelijk, zodat je snel kunt starten met het ontwikkelen van jezelf. Je vindt deze module van de maand onder Webinars.

Succes en veel leerplezier gewenst! Meer lezen over zelfsturing en holacratie? Bekijk ons artikel: Zelfsturing en holacratie: een ideaal voor reisbedrijven?