Handige tips voor een online beoordelingsgesprek

We zijn weer zoveel mogelijk thuis aan het werk. Grote kans dat reismedewerkers daar inmiddels wel aan gewend zijn. Online vergaderen is al bijna normaal te noemen en je kunt ongestoord doorwerken zonder dat iemand op je schouder tikt. Maar natuurlijk zitten er ook nadelen aan het thuiswerken vast: men mist de smalltalk met collega’s en sommige dingen doe je gewoon liever op kantoor, face-to-face. Zoals een beoordelingsgesprek. Helaas steekt corona daar een stokje voor. We geven je graag wat tips om dit belangrijke gesprek zo goed mogelijk via video te laten verlopen.
 
Stel het beoordelingsgesprek niet uit
Het gesprek uitstellen tot jullie weer op kantoor zitten, is geen aanrader. Het einde van deze coronasituatie is immers nog niet in zicht. En daarnaast is het juist n belangrijk om aandacht aan de reismedewerker te besteden. Hij of zij is wellicht minder gemotiveerd door het thuiswerken, heeft fysieke klachten door het zitten aan de keukentafel of voelt onzekerheid rondom het behouden van de baan. Een goed moment dus om het beoordelingsgesprek te houden en te horen hoe het met de medewerker gaat. Maar ook wat jij voor hem of haar kunt betekenen om de motivatie en het werkplezier te vergroten.
 
Bereid je goed voor
Stel de medewerker op tijd op de hoogte van wanneer en hoe het beoordelingsgesprek gaat plaatsvinden, en vraag of diegene zich daar prettig bij voelt. Maak van tevoren een lijstje met agendapunten die je wilt bespreken, zoals de coronasituatie, de prestaties en verbeterpunten van de medewerker en wat de nieuwe doelen en prioriteiten zijn. Deel deze punten van tevoren met de medewerker, zodat die zich hier ook op kan voorbereiden. Houd verder rekening met vragen over de financiële gezondheid van de reisorganisatie. En wat er gebeurt wanneer de crisis aanhoudt. Besef dat het beoordelingsgesprek een belangrijk (en vaak ook spannend) moment is voor de reismedewerker. Vraag hem of haar dan ook wat een goed moment is om ongestoord te kunnen videobellen. En zorg zelf ook dat je niet gestoord wordt tijdens het gesprek.
 
Voer het gesprek via videobellen
Veel reismedewerkers zijn het afgelopen jaar gewend geraakt aan vergaderen via video. Ze zullen dan ook enigszins vertrouwd zijn met deze manier van communiceren. Voer het gesprek in ieder geval niet telefonisch, want dan zie je de non-verbale communicatie niet. Sta stil bij de bijzondere werksituatie in het afgelopen jaar, en vraag de medewerker hoe hij of zij dit heeft ervaren. Maar ook hoe de samenwerking met collega’s op afstand verloopt. Geef je complimenten over het aanpassingsvermogen van je werknemer. Bespreek verder de (wel of niet) behaalde doelstellingen, en de nieuwe voor de komende periode. Vraag ook wat de werknemer in de nabije toekomst van jou als leidinggevende verwacht: waar liggen de behoeftes, hoe kun je helpen de effectiviteit en het werkplezier te vergroten? In deze periode - waarbij er weinig contact is op de werkvloer - is het belangrijk om verwachtingen naar elkaar uit te spreken.
 
Een online gesprek is mentaal zwaarder dan offline. Het is dan ook belangrijk om wat ruimte voor ontspanning te hebben tijdens het online videogesprek. Drink ‘samen’ een kop koffie en bespreek bijvoorbeeld grappige situaties die tijdens het thuiswerken zijn voorgevallen. Of vraag naar de reisplannen voor volgend jaar. Zo houd je het tussendoor wat luchtig.
 
Bronnen:
Kroesewevers.nl
Ondernemenmetpersoneel.nl