Hoe word jij een tijdbaas? Met deze 12 tips!

Ken je dat, dat je aan het einde van de werkdag nog wat to-do’s op je lijstje hebt staan? Dat geeft geen lekker gevoel, want zo lijkt het alsof je niet genoeg hebt gedaan. Vaak is het een kwestie van te veel willen wat niet haalbaar is. Want een taak kan zomaar langer duren, of collega’s komen met vragen tussendoor die ook aardig wat tijd opslokken. Gelukkig valt er tussendoor aardig wat tijdswinst te behalen! Hoe? We geven je 12 tips. 

1. De nulmeting

Houd gedurende twee weken eens dagelijks bij waar al je tijd in gaat zitten. Neem hierin ook e-mails mee, telefoontjes en praatjes met collega’s. Bekijk daarna eens goed waar je tijd allemaal heen is gegaan, en welke quick wins ertussen zitten. Wat kan je meteen veel tijd opleveren? 

2. Stop met multitasken

Ben jij een koning in multitasken? Heel goed, maar het kost alleen maar extra tijd. Het vertraagt namelijk je tempo en de kwaliteit van je denkwerk wordt er ook niet beter op. Sterker nog, die verslechtert. Focus je dus voor de volle 100% op n taak en maak die eerst af voordat je aan de volgende begint. Zo houd je alle details scherp in je hoofd. 

3. Moeilijkste taken als je de meeste energie hebt

De titel zegt het al. Heb jij ’s morgens om 11 uur de meeste energie? Dan werk je het snelst, dus pak op dat moment de moeilijkste taak van de dag aan. Kun je die ook meteen afvinken, en heb je een goed gevoel te pakken voor de rest van de dag. 

4. Hak grote klussen in kleine stukjes

Wanneer je een hele grote taak op je to do-lijst hebt staan, heb je minder zin om eraan te beginnen dan dat je dit in deelstukjes opknipt. Daarbij komt: je kortetermijngeheugen kan gemiddeld 7 items tegelijk onthouden, dus het zou zonde zijn als dit opgaat aan deeltaken die je later pas hoeft te doen. Hoe meer je van dat geheugen beschikbaar hebt voor waar je op dat moment mee bezig bent, hoe sneller je werkt. Dus schrijf alles op je to do-lijst om je hoofd leeg te maken. Dat geeft een hoop overzicht en rust. 

5. 80% van je taken doe je in 20% van de tijd

Ja echt! Want 20% van je werkzaamheden zorgt voor 80% van je resultaten. Wees dus heel scherp gefocust op je kernactiviteiten, en verspil je tijd niet aan dingen die veel minder belangrijk zijn, maar je wel steeds afleiden. 

6. Ruim je bureau op

Past je toetsenbord nog maar net op je bureau, omdat het werkelijk vol ligt met papieren, pennen, kopjes, kruimels en een reisbrochure? Ruim op die handel! Je zult zien dat je daarna veel sneller werkt. 

7. Telefoon op stil

Ben je met een taak bezig? Zet je telefoon dan op stil en leg hem weg. Want voor je het weet gaat er een piep en kijk je toch even wie wat stuurt. Uit onderzoek blijkt zelfs dat we elke 11 minuten door iets worden afgeleid, waardoor je dus steeds weer opnieuw moet opstarten. Inderdaad, dat schiet niet op. Dus weg met die telefoon. 

8. Pauze na elke 2 uur

Want na 2 uur daalt je concentratie en gaat de kwaliteit van waar je mee bezig bent achteruit. Dus ga even wat te drinken halen of wandel een blokje om. Je zult zien: daarna ben je weer creatief en gaat alles sneller. Die tekst waar je zo aan zat te ploeteren, is ineens binnen 10 minuten geschreven. 

9. Zeg vaker nee

Je wilt niet weten hoeveel tijd dat woord je bespaart. Bang dat mensen je stom vinden omdat je er een taak niet bij kunt hebben? Doe niet zo gek! Je bent gewoon eerlijk over het feit dat je het al erg druk hebt. Vind je het echt een lastig antwoord, zeg dan bijvoorbeeld: vandaag kan ik die taak echt niet van je overnemen, maar morgenmiddag heb ik meer ruimte. 

10. Drie momenten per dag voor e-mail

Je kent het wel: je zit lekker in je werk, en dan zie je rechtsboven in je scherm een e-mail binnenkomen. Je wilt eigenlijk doorwerken, maar bent zo nieuwsgierig wat diegene van je wilt dat je de mail toch meteen maar even opent. En weg is je concentratie. Als je niet oplet, is je werkdag voornamelijk gevuld met e-mails beantwoorden. Oplossing: las twee of drie momenten per dag in om al je mails te lezen en hier op te reageren. Laat je collega’s weten dat als er cht iets urgents is, ze dan even langs moeten komen.

11. Cursus snellezen

Moet je veel lezen voor je werk? Dan kan een cursus snellezen zijn vruchten afwerpen. Op Travel College staat een webinar Snellezen en Geheugentraining waarbij je 2,5 tot 3 keer zo snel leert te lezen. Op ons online leerplatform staan trouwens nog veel meer interessante gratis cursussen, webinars en microlearnings, dus neem snel een kijkje op www.travelcollege.nl.

12. Drink meer!

Huh, om tijd te besparen? Jazeker! Want concentratie is een hele belangrijke als het gaat om tijd winnen, en daarbij speelt drinken een grote rol. Wist je dat 5% minder vochtopname leidt tot 25% minder concentratie? Zet dus een kan water op je bureau, dan drink je vanzelf meer.

Wordt een tijdbaas met behulp van n van de timemanagement cursussen in Travel College

Doe eerst de “Time Management, inclusief zelftest” en krijg inzicht in de manier waarop je met tijd omgaat en hoe je jezelf op dit punt kunt verbeteren. Vervolgens kun je de cursus Timemanagement doen, waarin je praktische handvatten krijgt om efficint met je tijd om te gaan. Of de essential Timemanagement: planning inleiding bekijken, waarin je leert hoe je het meest efficint kunt plannen. Zo werk jij een stuk bewuster en sneller!  Veel plezier met leren!


Bronnen: www.fprtraining.nl, www.ikovertrefme.nl, www.meereffect.nl