Vergaderen: dat kan toch veel minder en sneller?!

Wist je dat een kwart van de tijd van managers op gaat aan vergaderen? Vaak ook nog eens zonde van de tijd, want je kunt dan geen andere werkzaamheden aanpakken. ‘Kan dit niet anders?’ zul je misschien denken. Ja hoor, gelukkig wel. Pas de 50/50-50/50 regel maar eens toe. Dat betekent: halveer de duur, het aantal deelnemers, het aantal onderwerpen op de agenda n de vergaderfrequentie.

Halveer de duur

Duren de vergaderingen waar je aan deelneemt al snel 1,5 tot 2 uur? Hang er dan een maximale tijd van 1 uur aan. Je zult merken dat de tijdsdruk een positieve uitwerking heeft, want het verloopt veel efficinter. Ook een interessante: staand vergaderen. Dan verloopt de vergadering gemiddeld 34% sneller dan dat jullie zitten.

Halveer het aantal deelnemers

Hoe meer mensen aan de vergadertafel zitten, hoe minder mensen zich verantwoordelijk voelen. Ook wel bekend als de touwtrektheorie: Speel je met tien man een wedstrijdje touwtrekken, dan hoef je je als deelnemer minder in te spannen dan dat je dit met zijn viertjes doet. Bij vergaderingen werkt dit ook zo, dan hebben deelnemers namelijk het gevoel dat anderen wel dezelfde mening zullen uiten. Beperk het maximum aantal deelnemers dan ook tot zeven.

Halveer het aantal onderwerpen

Wanneer je de duur van de vergadering halveert, ben je misschien ook genoodzaakt om het aantal agendapunten flink te reduceren. Welke punten moeten echt besproken worden? En welke kunnen jullie misschien ook over de mail doen of uitstellen naar de volgende vergadering? Stel de juiste prioriteiten. 

Halveer de frequentie

Zijn de voortgangsvergaderingen echt twee keer per week nodig, of kan dit eigenlijk ook wel een keer per week? Houd goed het doel van de vergadering voor ogen.

Papierloos vergaderen

Ook zo eentje dat je heel veel tijd kan besparen. Pak je tablet of laptop erbij en maak daarop je aantekeningen. Is ook nog eens goed voor het milieu.
 
 
Bron: managementsupport.nl