Klachtenregeling

Een voorbeeld, verder op maat te maken door de reisorganisatie

Voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen op het werk
Een werkgever is verplicht om beleid te voeren tegen ongewenste omgangsvormen op het werk (art 3. Arbo-wet). De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht omdat het een regeling op het terrein van VGW is. Is de werkgever niet bereid om een beleid tot het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen te voeren, dan kan de ondernemingsraad aan de Arbeidsinspectie vragen de werkgever hiertoe te verplichten. Ook individuele medewerkers kunnen zich tot de Arbeidsinspectie wenden.

Artikel 1 Algemeen
1.1 Het doel van een klachtenregeling is om een klacht over ongewenste omgangsvormen in te dienen, te laten onderzoeken en hierover een uitspraak te laten doen. Tevens wordt met deze regeling beoogd willekeur en/of een onzorgvuldige behandeling op dit terrein binnen de onderneming te voorkomen. Een en ander laat onverlet dat werkgever zich als goed werkgever dient te gedragen en al het mogelijke moet doen om een onjuiste behandeling van medewerkers in het algemeen te voorkomen.

1.2 De werkgever en de ondernemingsraad c.q. personeelsvertegenwoordiging achten ongewenste omgangsvormen onaanvaardbaar en komen overeen gerichte maatregelen te treffen binnen de werkorganisatie om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en in voorkomende gevallen te bestrijden.

1.3 De werkgever en de ondernemingsraad c.q. personeelsvertegenwoordiging komen overeen dat binnen de onderneming op de daarvoor geëigende wijze(n) en met de daartoe geëigende middelen actief beleid wordt gevoerd op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk.

1.4 Van de werkgever mag worden verwacht dat deze in redelijkheid de werkorganisatie en werkomgeving zodanig inricht, dat ongewenste omgangsvormen wordt voorkomen. De werkgever is door het aangaan van deze overeenkomst verplicht tot het voeren van een samenhangend beleid, dat ongewenste omgangsvormen voorkomt en bestrijdt.

Een samenhangend beleid bevat de volgende onderdelen:
− Het ontwikkelen en uitvoeren van preventief beleid;
− Het instellen van een vertrouwenspersoon;
− Ontwikkelen en tot uitvoering brengen van een klachtenprocedure.

Artikel 2 Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:

2.1 Onderneming:
… [naam organisatie]

Toelichting: De rechtspersoon en/of het organisatorisch verband waarmee een dienstverband bestaat of waarin de werkzaamheden plaatsvinden.

2.2 Medewerkers:
Alle personen (m/v) die met de onder 2.1 genoemde onderneming een dienstbetrekking hebben voor bepaalde of onbepaalde tijd. Tevens wordt hieronder verstaan een ex-medewerker die uiterlijk tot voor 2 jaar een dienstverband had met de onderneming.

Toelichting: Zowel medewerkers in vaste en/of tijdelijke dienst, oproepkrachten, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers, stagiaires, freelance of thuismedewerkers moeten op de klachtenregeling een beroep kunnen doen. Omdat juist voor medewerkers met een zwakke rechtspositie in de onderneming een regeling van ongewenst intimiteiten een oplossing kan bieden.

2.3 Werkgever:
Het hoogste hiërarchische niveau wat betreft de dagelijkse leiding van de arbeid in de onder 2.1 genoemde onderneming.

2.4 Ongewenste omgangsvormen:
Direct of indirect seksueel getinte uitingen, pesten, discriminatie en agressie en geweld in woord, gebaar, afbeelding, gedrag of anderszins, waar betrokkene (m/v) vanuit de werksituatie mee in aanraking komt en die door haar of hem als ongewenst worden ervaren.

Toelichting: Ongewenste omgangsvormen kan zowel door personen binnen de onderneming als door personen van buiten de onderneming plaatsvinden, als in situaties waarin de betrokkene is uitgeleend. Ongewenste omgangsvormen hoeft niet altijd direct betrekking te hebben op de persoon die een klacht indient, het getuige zijn van ongewenste omgangsvormen tegen anderen gericht wordt hier ook onder verstaan. De intimidatie kan ook betrekking hebben op de seksuele voorkeur van betrokkene.

2.5 Klachtencommissie:
De commissie tot wie een persoon die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden met een klacht en die deze klacht ter zake behandelt. De commissie heeft een bemiddelende en adviserende rol naar de directie. De klachtencommissie bestaat uit 2 of 4 personen en is samengesteld uit een gelijk aantal werkgevers- en medewerkersleden. De medewerkersleden worden door de OR aangewezen. De leden worden aangesteld voor een periode van 3 jaar.
De klachtencommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een secretaris.
De klachtencommissie bestaat tenminste uit 1 vrouw. In de commissie moet juridische deskundigheid en deskundigheid op het gebied van het bestrijden van ongewenste omgangsvormen aanwezig zijn.

Toelichting: Het verdient aanbeveling om ook plaatsvervangers te benoemen.
De leden van de klachtencommissie onpartijdig zijn (geen persoonlijk belang hebben bij de afhandeling van de klacht). En vanzelfsprekend mogen leden van de commissie niet (in)direct betrokken zijn geweest bij ongewenste omgangsvormen waarover een klacht is ingediend. Is zulks wel het geval, dan vervangt een plaatsvervanger.

2.6 Vertrouwenspersoon:
De door de werkgever aangewezen functionaris tot wie degene die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies en ondersteuning.

Toelichting: Ook als een medewerker geen klacht wil indienen kan deze zich wenden tot een vertrouwenspersoon.

Artikel 3 Preventief beleid
Aan alle medewerkers zal door de werkgever te kennen worden gegeven dat ongewenste omgangsvormen niet getolereerd wordt en tot sancties kan leiden voor de persoon die zich daaraan schuldig maakt. Tevens worden alle medewerkers op de hoogte gesteld van het bestaan van deze klachtenregeling, en wordt bekend gemaakt wie de vertrouwenspersonen zijn. Een exemplaar van de regeling is op verzoek van medewerkers verkrijgbaar. Alle medewerkers/werkneemsters zullen via de gebruikelijke informatiekanalen worden geïnformeerd over het beleid ter preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen op het werk. De werkgever draagt er zorg voor dat er een arbeidsklimaat aanwezig is waarbij de klachten daadwerkelijk bespreekbaar zijn.

Artikel 4 Vertrouwenspersoon
De werkgever wijst met instemming van de ondernemingsraad c.q. de personeelsvertegenwoordiging een vertrouwenspersoon aan. Deze kan geen lid zijn van de ondernemingsraad c.q. de personeelsvertegenwoordiging omdat de inhoud van de meldingen kan conflicteren met de adviesfunctie over het beleid ongewenste omgangsvormen richting de werkgever.

4.1 Deze vertrouwenspersoon zal worden belast met de eerste opvang van personen die ongewenste omgangsvormen hebben ondergaan en daarover willen praten. Deze functionaris zal in ieder geval het vertrouwen moeten genieten van het personeel binnen de arbeidsorganisatie. Zij/hij moet gemakkelijk aanspreekbaar zijn, vertrouwelijk met informatie om kunnen gaan en vakbekwaam zijn. Dit is aantoonbaar door een gevolgde opleiding.

4.2 De vertrouwenspersoon heeft tot taak:
4.2.1 De persoon die een klacht heeft inzake ongewenste omgangsvormen bij te staan, te begeleiden en van advies te dienen;
4.2.2 Door onderzoek en overleg met de betrokkenen te trachten tot een oplossing van het gesignaleerde probleem te komen;
4.2.3 De klager/klaagster desgewenst te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de eigen klachtencommissie en/of indien het een strafbaar feit betreft (aanranding, verkrachting, mishandeling) tevens bij het doen van aangifte bij de politie;
4.2.4 De directie en andere relevante bedrijfsonderdelen gevraagd en ongevraagd te adviseren op het gebied van preventie en bestrijding van ongewenste omgangsvormen.

4.3 De vertrouwenspersoon verricht geen handelingen ter uitvoering van zijn/haar taak dan met toestemming van de medewerker die de klacht heeft ingediend.

4.4 De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken uitsluitend verantwoording schuldig aan de directie, waarbij de vertrouwelijkheid van informatie gerespecteerd wordt.

4.5 De werkgever dient de vertrouwenspersoon de nodige faciliteiten te verschaffen waardoor hij/zij op vertrouwelijke wijze schriftelijk, mondeling en telefonisch kan worden geraadpleegd. Voorts verschaft de werkgever de vertrouwenspersoon de mogelijkheid zich op kosten van de werkgever nader te bekwamen voor de functie. De vertrouwenspersoon heeft minimaal recht op 2 scholingsdagen per jaar. De activiteiten van de vertrouwenspersoon vinden plaats onder werktijd, of -als dat niet mogelijk is- worden doorbetaald.

4.6 De vertrouwenspersoon geniet dezelfde rechtsbescherming als leden van de ondernemingsraad zoals vermeld in art. 21 van de wet op de ondernemingsraden.

Artikel 5 Klachtenprocedure
5.1 Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt door de medewerker die daarvan last beleeft en/op nadelige gevolgen van heeft ondervonden, schriftelijk ingediend bij de klachtencommissie.
Zowel degene die een klacht indient als degene die aangeklaagd worden ontvangen een exemplaar van deze klachtenprocedure. Door het indienen van een klacht als zodanig zal de huidige of toekomstige positie van de klager/klaagster niet worden benadeeld. Anonieme klachten worden niet door de klachtencommissie in behandeling genomen.

5.2 De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar ingediende klacht omtrent ongewenste omgangsvormen. De klachtencommissie heeft recht op alle informatie van de zijde van de werkgever die ze bij de vervulling van haar taak nodig heeft. Binnen één maand na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie afzonderlijk de medewerker die de klacht heeft ingediend en andere betrokkenen. Op verzoek van de medewerker kan deze zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon of door iemand anders van binnen of buiten de onderneming. De commissie is bevoegd ook anderen te horen. De commissie kan besluiten een onderzoek te laten plaatsvinden door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever.

5.3 De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.

5.4 Na afronding van het onderzoek doet de secretaris van de commissie een afschrift van de schriftelijke rapportage toekomen aan de leden van de klachtencommissie en de anderen directbetrokkenen.

5.5 Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan de werkgever op verzoek van en na overleg met de klachtencommissie tijdelijke voorzieningen treffen, indien dit voor het welzijn van de klager/klaagster noodzakelijk is, dan wel als er spraken is van een voor één of meer direct betrokkenen onhoudbare situatie.

5.6 De klachtencommissie brengt binnen 2 maanden nadat de klacht is ingediend een schriftelijke verklaring uit aan de werkgever. Deze termijn kan ten hoogste 1 maand worden verlengd. De verklaring bevat in ieder geval een uitspraak over de volgende punten:
− Of en zo ja in welke mate de klacht aannemelijk is;
− Wie door de ongewenste omgangsvormen is/zijn getroffen;
− Een advies aan de werkgever inzake de te nemen maatregelen.

Een lid van de klachtencommissie is gerechtigd aan de verklaring van de commissie een minderheidsstandpunt toe te voegen. Een afschrift van de verklaring wordt aan de direct betrokkenen gestuurd alsmede aan de vertrouwenspersoon.

5.7 Afhankelijk van de zwaarte van de klacht kunnen door de werkgever onder andere de volgende sancties worden opgelegd aan degene tegen wie de klacht gericht is:
− Schriftelijke berisping;
− Schorsing;
− Geldboete;
− Overplaatsing;
− Ontslag.

5.8 Binnen 14 dagen na ontvangst van de verklaring van de klachtencommissie neemt de werkgever schriftelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen. Daarbij worden geen maatregelen genomen die de klager/klaagster benadelen. Indien de werkgever een beslissing neemt die geen sancties inhoudt terwijl de klacht door de commissie wel gegrond is verklaard, dan wel indien door de klachtencommissie maatregelen zijn voorgesteld welke door de werkgever niet worden overgenomen, dient dit uitdrukkelijk en met redenen omkleed in de beslissing te worden vermeld.
Een afschrift van de beslissing wordt aan de direct betrokkenen gestuurd.

5.9 De klachtencommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de werkgever en de OR over het aantal en de aard van de behandelde zaken en de uitspraken die daarin zijn gedaan met een afschrift aan de vertrouwenspersoon. In deze rapportages door de vertrouwenspersoon of de klachtencommissie worden geen namen of initialen van de betrokkenen genoemd.

5.10 De vertrouwenspersoon, de klachtencommissie en andere betrokkenen bij de klachtenprocedure handelen in deze procedure zodanig dat de privacy van de klager/klaagster en andere betrokkenen voldoende wordt gewaarborgd.

Artikel 6 Beroep
6.1 Binnen een maand na het schriftelijke besluit van de werkgever kan een schriftelijk beroep worden ingediend bij de werkgever.

6.2 Dit beroep wordt per ommegaande aan de klachtencommissie doorgestuurd ter advisering van de werkgever.

6.3 De klachtencommissie hoort beide partijen afzonderlijk. De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport opgemaakt dat door alle betrokkenen voor gezien wordt ondertekend. Indien een betrokkene dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.

6.4 De klachtencommissie brengt binnen een maand nadat het beroep is ingediend een schriftelijk en gemotiveerd advies uit aan de werkgever. Deze termijn kan met toestemming van direct betrokkenen hooguit een maand worden verlengd.

6.5 De werkgever beslist binnen een week nadat het advies is uitgebracht op het beroep en neemt daarbij in overweging wat in het advies is aangevoerd. De werkgever kan slechts gemotiveerd van het advies van de klachtencommissie afwijken.

Artikel 7 Geheimhouding
Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld vertrouwelijk te behandelen. Deze geheimhouding geldt niet voor het advies van de klachtencommissie en de uiteindelijke beslissing van de werkgever, tenzij de medewerker schriftelijk te kennen geeft ook hiervan geheimhouding te willen.