Signaleren van knelpunten en treffen van maatregelen
Het aanpakken van ongewenste omgangsvormen vraagt om een duidelijk beeld. De werkgever van een reisorganisatie zorgt met de volgende stappen voor een sociaal veilig klimaat.
Signaleren en inventariseren
Signaleren begint met het herkennen van signalen van vormen van interne ongewenste omgangsvormen. Ze vormen de basis voor een beoordeling in het kader van de risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Gebruik hiervoor het instrument van de reisbranche, module 1.2 (Psychosociale Arbeidsbelasting). Als input voor de RI&E-vragenlijst worden individuele medewerkers uitgenodigd om de “Medewerkersvragenlijst” in te vullen. Daarbij is het onderdeel Ongewenste omgangsvormen van belang.
In aanvulling daarop wordt het jaarverslag en de feedback van de vertrouwenspersoon gebruikt als input voor de RI&E.
Met deze nadere inventarisatie (vragenlijst medewerkers, terugkoppeling vertrouwenspersoon) kan de RI&E voor dit onderdeel goed worden opgesteld.
Plan van Aanpak: opstellen en uitvoeren
In elke geval zijn de onderstaande maatregelen nodig, ongeacht de uitkomst van de inventarisatie. Afhankelijk van de uitkomsten van de beoordeling wordt een plan van aanpak opgesteld.
Basismaatregelen tegen interne ongewenste omgangsvormen zijn:
• Gedragsregels inclusief digitale omgangsvormen, meldingsstructuur en sanctiebeleid (zie Gedragsregels)
• Klachtenregeling (zie Klachtenregeling)
• Vertrouwenspersoon (zie Vertrouwenspersoon)
• Evalueren en bijstellen (zie onder punt 4 hieronder voor een uitwerking).
• Professionele opvang en nazorg voor slachtoffers van ongewenste omgangsvormen
• Voorlichting en training (zie Voorlichting en training)
In aanvulling hierop kunnen maatwerkmaatregelen nodig zijn, zoals het beter uitdragen en versterken van de sociale norm, verbeteren.
Bij de keuze van de maatregelen wordt de arbeidshygiënische strategie gevolgd. Dat wil zeggen:
1. Bronmaatregelen – Een werkgever moet eerst de oorzaak van het probleem wegnemen.
2. Collectieve maatregelen – Als bronmaatregelen geen mogelijkheden bieden, moet de werkgever collectieve maatregelen nemen om risico’s te verminderen.
3. Individuele maatregelen – Als collectieve maatregelen niet kunnen of ook (nog) geen afdoende oplossing bieden, moet de werkgever individuele maatregelen nemen.
4. Persoonlijke beschermingsmiddelen – Als de bovenste drie maatregelen geen effect hebben, moet de werkgever de medewerker gratis persoonlijke beschermingsmiddelen verstrekken.
Redelijkerwijs-principe
De maatregelen op de verschillende niveaus hebben nadrukkelijk een hiërarchische volgorde. De werkgever moet dus eerst de mogelijkheden op hoger niveau onderzoeken voordat besloten wordt tot maatregelen uit een lager niveau. Het is alleen toegestaan een niveau te verlagen als daar goede redenen voor zijn (technische, uitvoerende en economische redenen). Dit is het redelijkerwijs-principe. Die afweging geldt voor elk niveau opnieuw.
Voorlichting en instructie
Voorlichting en instructie helpen om een sociaal veilig werkklimaat te bevorderen en te behouden.
Communiceer over sociale veiligheid en de organisatienorm die je uitdraagt.
Voorlichting en instructie voor medewerkers en leidinggevenden gaat over:
- Het stimuleren en bevorderen van een sociaal veilig werkklimaat.
- Herkennen van ongewenste omgangsvormen en kunnen de-escaleren.
- Bekendheid met het melden van ongewenste omgangsvormen.
- Bekendheid met de klachtenprocedure, de vertrouwenspersoon (indien aanwezig) en toegang tot het arbeidsomstandighedenspreekuur.
- Leidinggevenden herkennen signalen van ongewenste omgangsvormen en nemen actie.
Zie ook Voorlichting en training.
Evalueer en stel bij
Evalueer de maatregelen om sociale veiligheid te vergroten. Dat is meer dan afvinken of de maatregel is uitgevoerd. Het vraagt ook om de vaststelling of het tot een doeltreffende oplossing heeft geleid.
Stel vast of het beleid voor ongewenste omgangsvormen werkt en effectief is. Doe dit tenminste elk jaar. Dit bestaat uit de volgende onderdelen:
Beleidsherziening op Basis van Meldingen: Gebaseerd op de rapportage en terugkoppeling van de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie worden beleidsmaatregelen geëvalueerd. Dit betekent dat je jaarlijks de effectiviteit van de genomen maatregelen tegen ongewenste omgangsvormen toetst.
Betrokkenheid van Medewerkers: Medewerkers worden betrokken bij het evalueren van het beleid. Dit kan door middel van jaarlijkse enquêtes, feedbacksessies, of door themagerichte werkoverleggen.
Maatregelen Evalueren: Het is belangrijk om te beoordelen hoe effectief de maatregelen zijn. Zijn ze bekend, worden ze gebruikt, zijn er nieuwe ontwikkelingen? Stel vast of een bijstelling van maatregelen nodig is.