Hybride werken
Wat is hybride werken? Bij hybride werken is het belangrijk om te kijken naar de aard van de werkzaamheden, het doel van de activiteit en de gewenste mate van interactie om te bepalen op welke plek je jouw werkzaamheden uitvoert.
Om hier inzicht in te krijgen heeft Reiswerk een stappenplan ontwikkeld om je op weg te helpen.
Hybride werken
Na een periode van alleen maar thuiswerken mogen we langzaam weer terug naar kantoor. Maar wat vinden we hiervan? Uit onderzoek blijkt dat veel medewerkers verwachten deels te blijven thuiswerken.
Echter, er is ook de behoefte om weer naar kantoor te komen. De belangrijkste redenen om weer naar kantoor te willen is het zien van collega’s en de behoefte om in een andere omgeving te willen zijn. Maar ook het thuiswerken bevalt goed. De verwachting is dat het hybride werken, waarbij je gedeeltelijk thuis en op kantoor werkt, de nieuwe vorm van werken wordt.
Wat is hybride werken?
Bij hybride werken is het belangrijk om te kijken naar de aard van de werkzaamheden, het doel van de activiteit en de gewenste mate van interactie om te bepalen op welke plek je jouw werkzaamheden uitvoert.
Hierbij spelen ook de efficiëntie van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers een rol. Hybride werken hoeft echter niet alleen op kantoor of thuis plaats te vinden. Veel werkzaamheden kunnen we op verschillende plekken doen; thuis, onderweg, op kantoor of in een online omgeving zoals Teams. Bij sommige werkzaamheden is het juist prettiger om “live” contact te hebben met collega’s en klanten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een brainstormsessie waarbij het creatieve proces in een team juist versterkt wordt wanneer je fysiek bij elkaar komt. Een hybride kantoor kan gezien worden als een soort clubhuis. Het is vooral bestemd voor ontmoetingen, onderling met collega’s en met zakelijke relaties.
Hoe ga je als reisorganisatie vorm geven aan dit nieuwe werken. Tegen welke knelpunten loop je aan? Hoe past dit binnen de organisatiedoelstellingen? Welke vormen van samenwerken komen er? Welke werkzaamheden doen de medewerkers thuis en waarvoor komen ze naar kantoor? Hoe ver is jouw organisatie in het hybride werken en welke aandachtspunten zijn er om mee aan de slag te gaan? Een hoop vragen waaruit blijkt dat de verandering naar hybride werken niet vanzelf gaat.
Reiswerk heeft een scan en actieplan ontwikkeld om jouw organisatie te helpen bij het opzetten van een hybride werkbeleid. De scan geeft in een aantal stappen inzicht in de praktische vragen rondom werken en de werkomgeving. Zo krijg je een heldere visie op hybride werken met een concreet aansluitend actieplan.
Hybride werken scan
Met deze scan breng je in kaart hoe ver jouw organisatie is in het hybride werken. Het geeft een beeld welke stappen (nog) nodig zijn om daadwerkelijk hybride te werken.
Hybride werken actieplan
Op basis van de uitkomsten van de Hybride Werken Scan kun je vervolgens een concreet actieplan uitwerken. Hiermee helpen wij je een eindje op weg.
FAQ
Wat is hybride werken?
Hybride werken betekent dat mensen op basis van hun activiteiten kiezen waar en wanneer ze werken. Dat betekent dat een deel van de mensen op kantoor is, en een ander deel thuis (of elders). Eigenlijk is hybride werken het nieuwe werken +, doordat het meer is dan zo nu en dan een dagje thuiswerken, maar veel meer flexibel. Dat betekent dat je met elkaar goede afspraken moet maken, je rekening houdt met elkaar, en het werk leidend moet zijn.
Hoe ga je om met een vergadering gedeelte thuis en een gedeelte op kantoor. Hoe pak je zo’n call aan?
Bij een hybride vergadering is een deel van deelnemers op kantoor en doen andere mensen van elders mee. Voor een hybride vergadering is het creëren van een gelijk speelveld belangrijk. Dit kun je doen doordat iedereen de webcam van zijn laptop gebruikt, waardoor je hetzelfde beeld ziet thuis of op kantoor. In de vergaderruimte heb je uiteraard goed geluid nodig.
Hoeveel dagen wil de organisatie dat iemand naar kantoor moet komen, zit hier een minimum in of mag je dat zelf invullen; hoe ga je dit als organisatie aanpakken?
Er is geen eenduidig antwoord te geven hoeveel dagen iemand naar kantoor moet komen. Dat hangt van de aard van het werk af en hoeveel iemand werkt. Je kunt natuurlijk denken aan een rooster, voor de mensen aan de balie. Maar als het werk niet een locatie vraagt, is het goed met het team in gesprek te gaan wat jullie minimum is, wat jullie nodig hebben om goed samen te werken, en elkaar makkelijk te vinden. Digitale middelen zijn hierin ondersteunend en faciliterend: het is belangrijk dat je elkaar laagdrempelig kunt vinden, vragen kunt stellen, en dat alle relevante informatie altijd voor handen is. Door met het team in gesprek te gaan over wat wenselijk is, wordt het ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Uiteraard dan ook regelmatig evalueren wat wel en niet werkt en bijstellen indien nodig.
Sommige functies kunnen wel thuiswerken maar sommige niet. Hoe ga je om met de disbalans binnen de organisatie?
Als je de aard van het werk, de activiteiten die iemand doet, leidend zijn is het logisch. Hybride werken gaat dan meer over autonomie, medewerkers die onderling afspraken maken, en samen het werk goed inregelen. Je moet het vooral goed kunnen uitleggen op basis van een aantal principes. Daarnaast is het goed om te ontdekken wat wel kan, we zitten vaak nog in vaste patronen, misschien vinden klanten het ook fijn als ze een call in de avond kunnen hebben met een medewerker over een reis, in plaats van naar kantoor te komen. Het is goed om ook echt te kijken naar kansen en mogelijkheden die hybride werken biedt voor jouw business model.
Arbo aandacht; heb je alles tot je beschikking? Moet dit opgenomen worden in een beleid?
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een goede werkomgeving, waaronder een arbo werkplek. Je kunt dan denken aan het bieden van de benodigde apparatuur en bureau en stoel. Maar niet iedereen heeft thuis de ruimte hiervoor. Naast een arbo werkplek is voor het welzijn en de gezondheid van medewerkers belangrijk dat mensen de middelen goed inzetten, hier zou je over kunnen adviseren (hoe stel je een bureau in, hoe doe je gezond beeldschermwerk) en kun je medewerkers stimuleren te afwisselen door meer te bewegen. Een goede werkplek helpt, maar aandacht voor gedrag, zoals juiste zithouding hoort daar dan ook bij.
Kantoorinrichting anders maar hoe dan?
Als je hybride werken vorm geeft op basis van de activiteiten is het handig het kantoor ook activiteitgericht in te richten. Hiervoor is allereerst belangrijk wat de functie wordt van het kantoor: gaat het vooral om ontmoeten en samenwerken, of ook om geconcentreerd kunnen werken en (hybride) vergaderen. Op basis van de activiteiten die je verwacht op kantoor kun je het kantoor dan inrichten, waarbij ook voldoende plekken zijn om apart te zitten voor telefoontjes of hybride vergaderingen zonder een ander te storen. Als je nu alleen een kantoortuin als werkplek hebt, is het goed te kijken of je daar variatie in kunt bieden die verschillende typen activiteiten ondersteunt.
Wat als mijn medewerkers helemaal niet meer terug willen naar kantoor?
Om verschillende redenen kunnen medewerkers de voorkeur aangeven thuis te willen blijven werken. Het is goed om daarover in gesprek te gaan en door te vragen wat de redenen zijn. Op basis daarvan kun je dan met elkaar kijken wat wenselijk is. Ook is het goed dit in het team bespreekbaar te maken, zodat je het echt met elkaar invult. Om het goede gesprek hierover te voeren, is het wel belangrijk dat medewerkers zich veilig en vertrouwt voelen hun mening en gevoel te delen. Psychologische veiligheid is daarvoor een must.
Voor meer aanvullende informatie beluister de Podcast over Hybride werken van Gonny Vink (Work21) HR Podcast: #27 - Effectief werken en leidinggeven op afstand.
