Ontwikkelgesprekken
In de reisbranche vinden ontwikkelgesprekken plaats. Dit vloeit voort uit artikel 13 van de CAO reisbranche. Dit legt een sterke nadruk op de ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers. Dit is een goede gelegenheden om rustig te bespreken in hoeverre medewerkers zo goed mogelijk kunnen functioneren. Op basis van de bevindingen worden afspraken gemaakt voor de nabije toekomst.
Door werkdruk als vast agendapunt te noteren is er altijd gelegenheid om daarover te praten.
Voor wie?
Voor leidinggevenden die willen weten hoe hun medewerkers de werkdruk ervaren. En voor medewerkers die het onderwerp willen bespreken.
Normen
De werkgever moet beleid voeren om psychosociale arbeidsbelasting (waaronder werkdruk) te voorkomen of, waar dat niet mogelijk is, te beperken.
Hoe?
Voor medewerkers:
• Heb je binnenkort een (ontwikkel)gesprek met je leidinggevende? En wil je iets over de werkdruk zeggen? Probeer ter voorbereiding even afstand van je werk te nemen en na te gaan hoe het nu echt met je werkdruk is gesteld. Hiermee voorkom je dat je het alleen over 'de laatste twee weken' hebt. Zo kom je ook tot oplossingen die je niet alleen de komende twee weken, maar de gehele komende periode helpen.
• Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt.
Als medewerker moet je:
- De agenda goed doornemen. Bekijk de punten die je leidinggevende met je wilt bespreken. Bedenk welke onderwerpen jij graag nog aan bod ziet komen. Stel een lijst op van de gesprekspunten en geef deze aan je leidinggevende;
- Nadenken over je eigen functioneren. De agenda laat zien welke aspecten van jouw functioneren er besproken zullen worden. Ga van tevoren na hoe jij tegen jezelf als medewerker aankijkt: wat ging er de afgelopen tijd goed en waar bleek dat uit? Welke 'bewijzen' kun je aandragen? Op welke punten ondervond je problemen en hoe kwam dit? Door zelfreflectie kun je gemakkelijker inhaken op de feedback die je straks ontvangt.
- Nadenken over de samenwerking met je leidinggevende en het functioneren van de organisatie in het algemeen. Bedenk op welke punten de samenwerking goed verloopt en op welke niet. Probeer concrete voorbeelden te formuleren die dat aantonen. Ga ook na waarin jij wordt gehinderd door het beleid van de organisatie. Bijvoorbeeld de inrichting van de werkplekken of een oude pc.
- Nadenken over het verloop van je loopbaan. Wat wil je binnen de organisatie bereiken? Probeer voor jezelf concrete doelen en wensen te formuleren. In een ontwikkelgesprek kun je bijvoorbeeld je opleidingswensen kenbaar maken.
- Eerdere verslagen van beoordelings- en ontwikkelgesprekken lezen. Ga na in hoeverre je verbeteringen hebt doorgevoerd en wat onveranderd is gebleven.
Voor leidinggevenden:
Mogelijke vragen rond werkdruk in het ontwikkelgesprek zijn:
- Wanneer heb je het de afgelopen periode het drukst gehad?
- Wat vind je moeilijk in je werk? Waar verveel je je wel eens bij?
- Ervaar je genoeg ruimte en mogelijkheden om je werk naar eigen inzicht in te kunnen delen? (zie ook P Regelmogelijkheden vergroten)
- Voel je je voldoende toegerust om je werk te kunnen doen? (zie ook Medewerkers beter kwalificeren )
- Ervaar je voldoende steun van collega’s of van mij als leidinggevende als er werkdruk speelt? (zie ook Taakverdeling in evenwicht brengen)
- Zijn je taken en bevoegdheden helder en passen ze bij je werkinhoud? (zie ook P Regelmogelijkheden vergroten)
- Hoe ervaar je de deadlines/piekdrukte?
- Op welke wijze ga je met je werkdruk om?
- Op welke wijze ontspan je tijdens de drukke periodes?
- Hoe vaak neem je je werk mee naar huis? Lig je wel eens wakker van je werk?
- Zorg dat het gesprek in een open sfeer plaatsvindt.
Zo signaleer je tijdig of medewerkers op een gezonde manier met werkdruk omgaan, zonder van werkdruk een probleem te maken als het dat niet is.
• Gebruik het ontwikkelgesprek ook om na te gaan hoe het met eerder gemaakte afspraken rond werkdruk is gegaan.
• Benoem en bespreek signalen van werkdruk bij medewerkers direct. Signalen zijn te belangrijk om te laten wachten tot het volgende ontwikkelgesprek.
Een goede voorbereiding is een absolute must, ongeacht welke rol je aanneemt. Als leidinggevende moet je:
• Zoveel mogelijk informatie inwinnen over het functioneren van je medewerker. Denk aan geschreven rapporten, notulen van vergaderingen en eerdere verslagen van besprekingen. Je verzamelt feitenmateriaal waaruit het functioneren van je medewerker blijkt.
• Tijdig en helder het doel van het ontwikkelgesprek formuleren en je medewerker hierover ruim tevoren inlichten.
• Een lijst met punten opstellen die je wilt bespreken en je medewerker vragen dit ook te doen. Wissel deze tevoren uit, zodat beide partijen de agenda kennen.
• Afspraken maken over de tijd, duur en verslaglegging van het gesprek.
Meer weten?
Informeer binnen je organisatie naar het HR-beleid over ontwikkelgesprekken.
Wat levert het op?
(Ontwikkel)gesprekken bieden een goede kans om te signaleren of het medewerkers lukt om gezond met hun werkdruk om te gaan. De gesprekken zijn dus sterk preventief. Ze kunnen bijdragen aan een goede relatie tussen medewerker en leidinggevende en het plezier in het werk. Dit levert gemotiveerde medewerkers op die minder verzuimen en hun werkdruk goed kunnen managen.
Uiteraard zijn ontwikkelgesprekken niet de enige momenten om met medewerkers in gesprek te gaan. Ook in een coachingsgesprek kan er aandacht aan besteed worden (zie H2 Coaching).