Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vastleggen
Op gedetailleerde bureaucratisering zit je natuurlijk niet te wachten. Maar als er bij jullie hard gewerkt wordt met veel deadlines is het belangrijk dat medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Een matrix met Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden (een 'TBV-matrix') kan helpen om duidelijk te maken wie waarvoor verantwoordelijk is en wie waarover mag beslissen.
Voor wie?
Voor medewerkers en teams die graag willen weten waar ze aan toe zijn en wat er van hen wordt verwacht.
Normen
De werkgever moet beleid voeren om de psychosociale arbeidsbelasting (waaronder werkdruk) te voorkomen of, waar dat niet mogelijk is, te beperken.
Hoe?
Voor medewerkers:
• Heb je het gevoel dat je 'zwemt', niet altijd weet bij wie je moet zijn voor welke beslissing? Vraag of er een TBV-matrix beschikbaar is.
• Is die er niet, dan kan een gesprek met je leidinggevende over de onduidelijkheden helpen. Maak daarbij met specifieke voorbeelden aan je leidinggevende duidelijk in welke situatie je welke vragen hebt. Zo wordt concreet waar je meer duidelijkheid over wilt.
• Kijk ook eens wat er over je TBV in je functieomschrijving staat.
Voor leidinggevenden:
• Een TBV-matrix is een snelle en overzichtelijke manier om duidelijkheid te scheppen. Vul van boven naar beneden de taken in en van links naar rechts functies of namen van je medewerkers. Vul vervolgens in de vakjes in wie de taak uitvoert en wie er over mag beslissen.
Meer weten?
Bekijk hier een voorbeeld TBV-matrix.
Wat levert het op?
Een TBV-matrix levert duidelijkheid op. Duidelijkheid helpt medewerkers om hun werk met plezier te doen en voorkomt onzekerheid en stress. Door medewerkers bij het opstellen van de matrix te betrekken weet je zeker dat deze die onderwerpen bevat waarover medewerkers behoefte aan duidelijkheid hebben. Dat heeft een positief effect op de samenwerking.