Signaleren van knelpunten en treffen van maatregelen
Het aanpakken van ongezonde werkdruk en vergroten van het werkplezier vraagt om een procesmatige aanpak. Met alleen ad-hoc maatregelen is de kans groot dat duurzaam effect uitblijft.
De werkgever van een reisorganisatie is verantwoordelijk om in 4 stappen de werkdruk gezond te houden.
Signaleren en inventariseren
Signaleren begint met het herkennen van signalen. In de paragrafen Teamaanpak ongezonde werkdruk, In gesprek bij signalen van stress en Ontwikkelgesprekken staan aanpakken uitgewerkt die hierbij kunnen helpen.
Deze en ook andere informatiebronnen vormen de basis voor een beoordeling van de werkdruk in het kader van de risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E). Gebruik hiervoor het instrument van de reisbranche, module 1.2 (Psychosociale Arbeidsbelasting). Als input voor de RI&E-vragenlijst worden individuele medewerkers uitgenodigd om de “Medewerkersvragenlijst” in te vullen. Daarbij zijn de onderdelen Werkdruk, Omgang met collega’s en/of leidinggevenden, Ontwikkeling en werkzekerheid en Balans werk-privé en Ongewenste omgangsvormen van belang. Met deze verdieping kan de RI&E goed worden opgesteld.
Plan van aanpak: opstellen en uitvoeren
Afhankelijk van de uitkomsten van de beoordeling wordt een plan van aanpak opgesteld. In de hierop volgende hoofdstukken worden maatregelen gepresenteerd.
Bij de keuze van de maatregelen wordt de arbeidshygiënische strategie gevolgd. Dat wil zeggen:
- Bronmaatregelen – Een werkgever moet eerst de oorzaak van het probleem wegnemen.
- Collectieve maatregelen – Als bronmaatregelen geen mogelijkheden bieden, moet de werkgever collectieve maatregelen nemen om risico’s te verminderen.
- Individuele maatregelen – Als collectieve maatregelen niet kunnen of ook (nog) geen afdoende oplossing bieden, moet de werkgever individuele maatregelen nemen.
- Persoonlijke beschermingsmiddelen – Als de bovenste drie maatregelen geen effect hebben, moet de werkgever de medewerker gratis persoonlijke beschermingsmiddelen verstrekken.
Redelijkerwijs-principe
De maatregelen op de verschillende niveaus hebben nadrukkelijk een hiërarchische volgorde. De werkgever moet dus eerst de mogelijkheden op hoger niveau onderzoeken voordat besloten wordt tot maatregelen uit een lager niveau. Het is alleen toegestaan een niveau te verlagen als daar goede redenen voor zijn (technische, uitvoerende en economische redenen). Dit is het redelijkerwijs-principe. Die afweging geldt voor elk niveau opnieuw.
Voorlichting en instructie
Voorlichting en instructie kunnen helpen om ongezonde werkdruk te voorkomen en bij te dragen aan het vinden van de juiste hulp wanneer nodig. Communiceer over de risico’s van werkdruk en de maatregelen die zijn genomen.
Voorlichting en instructie voor medewerkers en leidinggevenden gaat over:
- Risico’s van langdurige hoge werkdruk
- Het benutten van energiebronnen
- Maatregelen om werkdruk te voorkomen of te beperken, en hun eigen rol daarin
- Bekendheid met de vertrouwenspersoon (indien aanwezig) en toegang tot het arbeidsomstandighedenspreekuur
- Leidinggevenden herkennen werkdrukproblemen en nemen actie
- Medewerkers herkennen werkstress bij zichzelf en bespreken dit met hun leidinggevende
Evalueer en stel bij
Evalueer de maatregelen om werkdrukbronnen te verminderen. Dat is meer dan afvinken of de maatregel is uitgevoerd. Het vraagt ook om de vaststelling of het tot een doeltreffende oplossing heeft geleid.
Kijk hiervoor naar beschikbare informatie. Dit kunnen kwantitatieve gegevens zijn zoals verzuimanalyse, medewerkers onderzoeken en analyse van ontwikkelgesprekken. Maar ook kwalitatieve informatie (feedback tijdens teammeetings en werkoverleg). Doorloop de cyclus opnieuw als blijkt dat er nog steeds knelpunten zijn die kunnen leiden tot te hoge werkdruk. Zet de nieuwe knelpunten en maatregelen in het plan van aanpak.
Het plan van aanpak wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd. Als er een medezeggenschapsorgaan is wordt die daarbij betrokken.
De maatregelen zijn:
Als organisatie:
- Signaleer en inventariseer.
- Procesmatige aanpak van overbelasting door werkdruk.
- Monitor en evalueer.
Als team:
- Bespreek periodiek de werkdruk samen en verdeel taken eerlijk.
- Steun elkaar bij het aanpakken van uitdagingen en werkdruk.
Als individu:
- Stel grenzen en communiceer tijdig als de werkdruk te hoog is.
- Zorg voor voldoende rust en herstel, zowel op als buiten het werk.